RODO i zakres zbieranych informacji
Przed uruchomieniem badania określ jego cel oraz sprawdź, czy możesz go osiągnąć bez danych osobowych. Ocena sposobu obsługi zwykle nie wymaga nazwiska klienta. Jeśli potrzebujesz kontaktu po badaniu, oddziel ten cel od samej analizy opinii. Nie zbieraj informacji tylko dlatego, że mogą przydać się przy nieokreślonym przyszłym projekcie.
Ustal, kto jest administratorem danych w Twoim badaniu i jaka podstawa prawna uzasadnia ich przetwarzanie. Zgoda nie jest jedyną podstawą i nie zastępuje obowiązku przekazania informacji uczestnikowi. Opisz cel, zakres danych, odbiorców, okres przechowywania oraz sposób realizacji praw. Zasady dotyczące danych samego serwisu opisujemy oddzielnie w polityce prywatności.
Zwróć uwagę na pytania otwarte. Uczestnik może wpisać nazwisko współpracownika, numer zamówienia albo szczegóły dotyczące zdrowia, nawet jeśli o nie nie prosisz. Wyjaśnij, jakich informacji nie należy podawać. Przed udostępnieniem komentarzy zespołowi sprawdź ich treść i usuń szczegóły, które nie są potrzebne do sformułowania wniosków.
Role i dostępy w pracy zespołu
Zakres dostępu powinien wynikać z zadania danej osoby. Ktoś przygotowujący pytania nie zawsze potrzebuje pełnego zbioru odpowiedzi. Osoba podejmująca decyzję na podstawie raportu może otrzymać zestawienie zamiast materiału źródłowego. Ustal odpowiedzialność za projekt, udostępnianie wyników i zakończenie pracy z danymi. Nie udostępniaj wspólnego dostępu osobom, których udział w badaniu już się zakończył.
Te same zasady stosuj do plików pobranych z badania. Kopia na komputerze, załącznik wiadomości i arkusz współdzielony nadal mogą zawierać dane osobowe. Sprawdź odbiorców przed wysłaniem materiału. Przy zmianie składu zespołu przejrzyj uprawnienia oraz ustal, kto odpowiada za przechowywane kopie. Samo ograniczenie dostępu do panelu nie porządkuje plików zapisanych poza nim.
Szyfrowanie i ochrona dostępu
Szyfrowanie pomaga chronić poufność informacji podczas przesyłania lub przechowywania, zależnie od zastosowanego rozwiązania. Nie oznacza jednak, że można dowolnie rozszerzać zakres zbieranych danych. Nie zastępuje też kontroli uprawnień ani zasad udostępniania raportów. Oceniając bezpieczeństwo, rozpatruj łącznie sposób połączenia, dostęp do konta i dalszą pracę z odpowiedziami.
Chroń skrzynkę pocztową używaną w serwisie i nie przekazuj innym osobom kodów potwierdzających. Kod służy potwierdzeniu dostępu do adresu, a nie potwierdzeniu wszystkich informacji o uczestniku. Jeżeli podejrzewasz niewłaściwe użycie konta, opisz sytuację w wiadomości do nas. Nie dołączaj kodu ani pełnego zbioru odpowiedzi, jeśli nie jest to konieczne do wyjaśnienia sprawy.
Anonimizacja i ostrożne raportowanie
Usunięcie imienia lub adresu pocztowego nie zawsze oznacza anonimizację. Zestawienie stanowiska, miejscowości i opisu zdarzenia może pozwalać rozpoznać osobę. Pseudonimizacja ogranicza bezpośrednią identyfikację, ale dane nadal podlegają ochronie, jeśli istnieje możliwość odtworzenia powiązania. Oceniaj cały dostępny kontekst, a nie tylko obecność pojedynczej kolumny z identyfikatorem.
W raporcie łącz odpowiedzi w grupy, które mają sens analityczny i nie ujawniają pojedynczych osób. Przy małych zespołach rozważ pominięcie szczegółowego podziału. Cytaty z wypowiedzi sprawdzaj osobno, ponieważ charakterystyczny opis może ujawnić autora. Uczciwie informuj uczestnika o granicach anonimowości, zamiast obiecywać ją bez sprawdzenia sposobu zbierania i łączenia danych.
Usuwanie danych i dokumenty rozliczeniowe
Zaplanuj zakończenie przetwarzania już przy projektowaniu badania. Okres przechowywania powinien wynikać z celu oraz obowiązków prawnych. Po zakończeniu analizy oceń, czy nadal potrzebujesz odpowiedzi źródłowych, czy wystarczy anonimowe podsumowanie. Uwzględnij kopie robocze i materiały przekazane zespołowi. Usunięcie jednej kopii nie oznacza automatycznie usunięcia wszystkich pozostałych.
Dane wymagane do wystawienia faktury mają inny cel niż odpowiedzi uczestników. Dokumentacja rozliczeniowa może podlegać obowiązkowemu przechowywaniu także po zakończeniu korzystania z usługi. Żądanie usunięcia danych oceniamy z uwzględnieniem podstaw przetwarzania. Usunięcie materiału badawczego nie przywraca wykorzystanego limitu planu w danym okresie. Zasady rozliczeń sprawdzisz w cenniku.